Acompanhando o processo de adoção do modelo de OKR nas organizações, comumente me deparo com o seguinte questionamento: qual é a diferença entre OKR e KPI?
A resposta nem sempre é trivial porque ambos representam a prática de medir resultados que são importantes para a organização. Mesmo parecendo iguais, existem diferenças fundamentais que gostaria de explorar no texto a seguir.
O que são KPIs?
O acrônimo vem do inglês Key Performance Indicators e refere-se ao conjunto de indicadores que retratam a saúde de uma organização, isto é, os KPIs nos contam os resultados que a companhia vêm alcançando ao longo do tempo.
Como uma boa prática de gestão, os KPIs podem ser monitorados continuamente e servem como alavancas para as ações nos níveis estratégicos, táticos e operacionais.
Usualmente, os KPIs são agrupados em categorias que evidenciam a produtividade da operação do negócio, a qualidade do serviço que está sendo oferecido para quem é cliente, a eficiência da capacidade de produção, a satisfação das pessoas que consomem os produtos e serviços da organização, o perfil do mercado que a organização atende, as características dos canais que a empresa utiliza para estar em contato com o mercado, os centros de custos e as fontes de receita.
Perceba que os pontos elencados acima são facilmente distribuídos entre os componentes que constituem o modelo de negócio de uma organização.
O exemplo ilustrado na imagem acima demonstra os principais indicadores de performance (KPI) de uma empresa de consultoria a partir do seu modelo de negócio. Vale destacar que existem poucos KPIs e o motivo é simples: garantia de foco.
Não há uma regra de quantos KPIs uma organização deve desenvolver e monitorar, no entanto, lembre-se: quando tudo é prioridade, nada é prioridade.
Sintetizando, quando estiver falando sobre KPI tenha em mente que:
- É um conjunto de indicadores que suportam a medição da saúde do modelo de negócio;
- Deve ser um conjunto priorizado de indicadores;
- Deve fazer parte da rotina de acompanhamento e tomada de decisão da organização.
Na minha experiência como consultor e gestor, os KPIs tangibilizam a satisfação de quem é cliente, os resultados financeiros, os custos operacionais, a rentabilidade do portfólio de produtos e serviços, a retenção de pessoas, a eficiência nos processos chave e o crescimento em mercados emergentes.
O que são OKRs?
Sucintamente, OKR pode ser definido como sendo um conjunto de objetivos que a organização busca alcançar a fim de avançar em sua estratégia, medidos através de resultados chave ao longo de um espaço de tempo.
O objetivo dirá aonde a organização aspira chegar e os resultados chave dirão se o destino a ser alcançado está se aproximando.
Dada a característica de serem finitos e com um alvo, os OKRs são continuamente revisados, aprimorados, descartados e evoluídos.
Visto que os objetivos dificilmente mudarão ao longo de um semestre ou ano (aonde eu quero chegar), o mesmo não se pode dizer sobre os resultados chave.
Imagine uma situação na qual a organização tem como objetivo alcançar o mercado internacional ao longo de 2022. Sabendo do seu histórico (que nunca teve uma empresa cliente no exterior), o alvo passa a ser arrojado e árduo.
Uma das formas de saber se a empresa está conseguindo chegar ao destino (resultados) pode ser através de contratos fechados diretamente com empresas internacionais, por contratos firmados através de parcerias com canais de vendas internacionais, com o crescimento do fluxo de propostas para empresas internacionais etc.
Trimestralmente, a empresa revisará seus resultados chave, mas o fim manterá norteando as decisões e as ações que serão definidas.
Ao desenhar os resultados chave, aconselho categorizá-los em um dos 5 tipos a seguir:
- Linha de base: você não tem a métrica para refletir um objetivo importante. Durante determinado período, você encontrará a linha de base que servirá como definição do alvo para um exercício de aferição de OKR seguinte.
- Crescimento: você já possui a métrica e, neste caso, define um alvo onde quanto mais melhor. Resultados chave de crescimento geralmente empregam palavras como aumento, avanço, expansão etc.
- Redução: você também possui a métrica e, neste caso, a queda se torna o alvo. Resultados chave de redução geralmente empregam palavras como diminuição, encolhimento etc.
- Intervalo: você deseja alcançar um resultado que se encontra dentro de uma faixa agressiva. Um exemplo seria crescer a satisfação de clientes entre 60% à 70% (a métrica atual diz que a satisfação se encontra em 35%).
- Entrega: não é possível expressar o resultado com uma métrica. Isso geralmente acontece quando há um resultado aparentemente binário em jogo. Não é o tipo de resultado chave ideal porque o foco está na entrega ao invés do resultado. Um exemplo clássico deste tipo se dá ao definir como alvo a entrega de determinada funcionalidade ou projeto. Caso você se depare com este contexto, busque explicitar a contribuição do escopo com os ganhos de negócio esperados pela organização.
Os grupos de resultados chave apresentados anteriormente serão em sua maioria definidos a partir dos KPIs já existentes. Elevar o patamar de um KPI que está guiado pela estratégia da organização é um excelente norte para a criação dos OKRs.
É transformador quando tangibilizamos resultados que demonstrem expansões de mercado, inovações tecnológicas, ganhos de eficiência operacional, criação de novos modelos de negócio, diferenciação e melhora no atendimento das necessidades de quem é cliente.
Os OKRs são ambiciosos por essência e estarão intimamente conectados com a estratégia da organização. Além do mais, o modelo é um excelente fio condutor para manter as equipes alinhadas e direcionadas no que importa, dentro de um processo participativo que envolve quem lidera e quem é liderado.
Existem diversos níveis de OKRs (estratégico, tático, equipe e individual) e assim como os KPIs, é tentador estabelecer muitos deles.
A ideia de gerar resultados em ciclos curtos, geralmente trimestrais, deve ser suportada pela capacidade da organização em limitar o número objetivos e de resultados chave para garantir que ela posicione seus esforços e energias no que é mais significativo.
Então, qual é a diferença entre OKRs e KPIs?
Como pudemos observar, ambos são limitados, palpáveis (mensuráveis), apoiam no processo de tomada de decisão e são úteis na geração de ações.
Dada sua natureza temporal, os OKRs ajudam as organizações no estabelecimento de alvos dentro de uma linha do tempo conectados com a estratégia, que pode ser de curto ou médio prazo. Já os KPIs, são indicadores essenciais para demonstrar a saúde da operação da organização ao longo do tempo, ou seja, continuamente.
É possível que os KPIs sirvam como insumo para as definições dos OKRs, principalmente aqueles que são importantes para suportar as estratégias das organizações. Um exemplo claro acontece quando desejamos aumentar o faturamento de determinado serviço ou produto em um determinado percentual.
Provavelmente o indicador que apresenta o faturamento por linha de produto ou serviço já existe e a empresa está em busca de um novo patamar para o mesmo.
Se for este o caso, não esqueça de se questionar se este novo salto é desafiador ou não. Se for, ótimo e será um belo KR, caso contrário, talvez você esteja em busca de um ganho marginal em algo que faz parte da rotina e não colabora com a estratégia do negócio.
Última dica: árvore de indicadores
Antes de finalizar este texto, gostaria de compartilhar uma ferramenta que pode ser útil no exercício de escrita de resultados chave e na definição de KPIs: a árvore de indicadores.
A proposta deste instrumento é agrupar os indicadores dentro de categorias. Além do mais, tal artefato é capaz de apresentar a fórmula de cálculo do indicador e a fonte onde dado está disponível. Assim como qualquer documentação útil, a representação deve ser viva e atualizada continuamente.
Um ferramental como este facilita o entendimento do que é estratégico para organização e do que é necessário para compreender a saúde do negócio ou do produto.
E você, concorda com as definições e diferenciações entre OKR e KPI? Quais são os grandes desafios na definição dos Key Results na sua organização?
Referências
